Was sind Formulare und Formulartypen eigentlich? Klären wir zunächst einmal, was Formulare sind: Formulare sind vorgefertigte Vorlagen zur Erfassung standardisierter Daten. Bekannte Vertreter in einem Unternehmen sind z. B. Eingangsscheine, Prüfbögen, Wartungsprotokolle oder Dienstreiseanträge, aber auch von der Steuererklärung dürften Formulare wohl jedem bekannt sein. Man könnte auch sagen: Formulare sind häufig verwendete Fragebögen. Die Fragen sind hierbei immer die gleichen und derjenige, der das Formular ausfüllt, braucht nur noch seine Antworten an den passenden Stellen einzutragen.

Ein Formulartyp hingegen ist ganz einfach eine Vorlage für ein Formular. Hier können Sie den Namen Ihres Formulars und alle Felder, die das Formular enthält, festlegen.

Mit TAIFUN müssen Sie Formulare nicht länger in einer Textverarbeitungssoftware zusammenbasteln, sondern können Sie direkt in TAIFUN erstellen. Wir zeigen Ihnen nun anhand eines Beispiels, wie das geht:

Wie erstelle ich einen Formulartyp?

Wir öffnen in TAIFUN das Fenster Formulartyp unter Stammdaten > Formulare > Formulartypen. In diesem Fenster wählen wir Neu. Jetzt können wir mit dem Anlegen unseres neuen Formulartyps beginnen.

In unserem Beispiel legen wir jetzt einen Dienstreiseantrag an. Wir geben dem Formular den Namen Dienstreiseantrag und schreiben in die Beschreibung zum Beispiel Formular zur Beantragung von Dienstreisen. Solange wir noch an dem Formular arbeiten, setzen wir den Schalter bei Aktiv auf Nein. Dann speichern wir den Formulartyp.

Das fertige Formular wird später so aussehen wie die Fenster in TAIFUN. Ebenso, wie es dort Registerkarten, Gruppen und Felder gibt, können wir all das auch für unseren Formulartyp anlegen. Eine Registerkarte und eine Gruppe wurden bereits automatisch angelegt. Wir erstellen zunächst eine Registerkarte für die Mitarbeiterdaten. Dazu benennen wir die Registerkarte TabAllgemein um in Mitarbeiterdaten. Die Gruppe benennen wir ebenfalls um in Persönliche Daten. Nun erstellen wir ein paar Felder. Dazu markieren wir die Gruppe und wählen die Schaltfläche Neues Feld.

Beim Erstellen eines Felds haben wir nun einige Einstellmöglichkeiten: Wichtig ist der Datentyp. Wir erstellen zunächst einmal das Feld Vorname und wählen hierfür den Datentyp String (Zeichenkette), da ein Vorname aus Buchstaben besteht, aber kein mehrzeiliger Text ist. Nun legen wir Stück für Stück weitere Registerkarten, Gruppen und Felder an. Für den Grund der Dienstreise beispielsweise wählen wir den Datentyp Memo (Mehrzeiliger Text), für den Beginn der Dienstreise legen wir ein Datenfeld des Datentyps Date (Datum) und ein Datenfeld des Datentyps Time (Uhrzeit) an. Für die Auswahl, ob die Dienstreise eine Übernachtung beinhaltet oder nicht, legen wir ein Datenfeld des Datentyps Boolean (Ja/Nein) an. Hier kann derjenige, der das Formular später ausfüllt, wie bei einem Schalter zwischen den beiden Auswahlmöglichkeiten Ja oder Nein wählen. Zusätzlich können wir weitere Einschränkungen zu den Datenfeldern treffen. Wenn wir beispielsweise wissen, dass Personalnummern in unserem Unternehmen nie mehr als 6 Stellen haben, können wir die Länge dieses Datenfelds auf 6 begrenzen. Wir können sogar Auswahllisten erstellen, z. B. für das Verkehrsmittel.

Nachdem wir nun einige Felder angelegt haben, kann unser kleiner Dienstreiseantrag z. B. so aussehen:

Standardmäßig ist unser Formulartyp unter Formulare > Pflegen verfügbar und außerdem in allen Fenstern, in denen es den Menüpunkt Kommunikation gibt. Wenn wir möchten, dass unser Formulartyp unter dem Menüpunkt Kommunikation nur im Fenster Mitarbeiter erscheint, wechseln wir im Formulartyp zur Registerkarte Zuordnungen und wählen Neu. Im Dialog, der sich nun öffnet, wählen wir Mitarbeiter. Zuletzt setzen wir den Schalter bei Aktiv noch auf Ja, damit Formulare basierend auf unserem Formulartyp angelegt werden können. Anschließend können wir speichern und das Fenster schließen.

Versetzen wir uns nun in die Rolle eines Mitarbeiters, der eine Dienstreise plant und dafür einen Dienstreiseantrag stellen möchte. Hierzu legen wir ein neues Formular an, das auf unserem Formulartyp basiert.

Wir wählen Stammdaten > Formulare > Pflegen. Wenn bereits Formulare existieren, werden diese hier angezeigt. Wir wählen die Schaltfläche Neu und wählen unseren Dienstreiseantrag aus. Das Formular öffnet sich und wir können die Felder ausfüllen.