TAIFUN-Blog

Juni 2022

Mit ZUGFeRD digitale Rechnungen managen

Schon gewusst? Über das einheitliche Datenformat ZUGFeRD empfangen und versenden Sie Rechnungen genauso einfach wie die klassische Papierrechnung – kein fehleranfälliges Abtippen einer Rechnung mehr!

ZUGFeRD ist eine branchenübergreifende Spezifikation für den Austausch elektronischer Rechnungen und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. ZUGFeRD ist das erste Rechnungsformat, dass nicht auf eine bestimmte Unternehmensgröße ausgerichtet ist und von vielen Softwareherstellern unterstützt wird. Egal ob 1-Mann-Betrieb oder Mittelstand, egal, wie viele Rechnungen Sie empfangen und verschicken – ZUGFeRD lohnt sich, vor allem, weil das Datenformat den rechtlichen Anforderungen entspricht.

 

Unternehmen aufgepasst – XRechnung verpflichtend

Schon 2017 verabschiedete die deutsche Bundesregierung ein E-Government-Gesetz, dass Jahr für Jahr zunächst die öffentliche Verwaltung verpflichtete elektronischen Rechnungen einzuführen. Seit 2020 lief die Frist zur Einführung der elektronischen Rechnungen für Länder und Kommunen ab, auch für die Unternehmen, die Rechnungen > 1.000€ fortan als XRechnung an öffentliche Behörden und staatliche Einrichtungen des Bundes richten.

Und das bringt das Ganze

Ziel ist, elektronische/digitale Rechnungen genauso einfach zu verarbeiten wie die klassischen Papierrechnungen. Die elektronische Rechnungserstellung, -übertragung und der -versand sind strukturierter und senken den Arbeitsaufwand. Ebenso senkt die digitale Rechnung die Kosten – kein Papier, kein Porto, keine Druckertinte. Auch Wartezeiten entfallen, da die Rechnung quasi direkt beim Empfänger ankommt – digital ist einfach besser!

Die elektronische Rechnung ermöglicht Handwerksbetrieben zeitsparendere und einfachere Abrechnungen: Rechnungen automatisiert über ZUGFeRD Online einlesen, manuell bearbeiten und direkt wieder via ZUGFeRD weitergeben und archivieren – fertig.

Mehr zu Gesetzeslage, XRechnung und eRechnung finden Sie hier.

Ein Praxisbeispiel

Sie haben einen Auftraggeber, der Rechnungen elektronisch per E-Mail empfangen und automatisch in seiner Software weiterverarbeiten möchte? Diese Anforderung geht über eine reguläre PDF-Rechnung weit hinaus, denn Sie müssen dafür in Ihren Rechnungen strukturierte Daten, d. h. maschinenlesbare Daten, mitliefern.

Mit ZUGFeRD ist das möglich! Das Format basiert auf PDF/A-3 und erlaubt es Ihnen, eine XML-Rechnung mit in die PDF-Datei einzubetten. So können Sie sowohl maschinenlesbare – so genannte strukturierte Rechnungsdaten (XML) – als auch die gewohnte Rechnungsansicht (PDF) gleichzeitig übermitteln.


Das kann auch TAIFUN: Unsere Softwarelösungen TAIFUN Handwerk, TAIFUN openBusiness, TAIFUN Rechnungswesen und TAIFUN openDocument bieten den Standard ZUGFeRD an und ermöglichen so das Versenden und Empfangen von elektronischen Rechnungen – digital, sicher und jederzeit nachvollziehbar.

Einfach & sicher: ZUGFeRD-Rechnungen empfangen

Verabschieden auch Sie sich von fehleranfälligem Abtippen von Eingangsrechnungen, indem Sie diese im ZUGFeRD-Format vollständig mit sämtlichen Positionen importieren. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als maschinenlesbarer XML-Code in der PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Das PDF-Format ist jederzeit les-, druck- und speicherbar.

Der Empfang einer elektronischen Rechnung

Sparen & die Umwelt schonen: ZUGFeRD-Rechnungen versenden

Profitieren Sie von kurzen Postlaufzeiten und arbeiten Sie ressourcenschonend, indem Sie Papier- und Druckkosten sparen. Versenden Sie Ihre Rechnungen via ZUGFeRD als PDF-Format (PDF/A-3), das speziell für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente ausgelegt ist. Der Rechnungsempfänger erhält seine Rechnung digital und vor allem direkt nach Rechnungsstellung.

Der Versand einer elektronischen Rechnung

Und noch ein Vorteil: Während der Empfänger die Rechnung im PDF-Format überprüft, liest TAIFUN die angehängte XML-Datei ein und übernimmt sie automatisch in die Buchhaltung – einfach und bequem.

So funktioniert's: ZUGFeRD im Video erklärt

Wie der branchenübergreifende Standard ZUGFeRD nun genau mit der Handwerkersoftware von TAIFUN funktioniert, zeigen wir Ihnen in unserem Schulungsvideo:

Professionell rechtssicher archivieren: TAIFUN openDocument

Für eine automatische rechtssichere Archivierung einer ZUGFeRD-Rechnung ist ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem gefragt – wie z. B. TAIFUN openDocument.

TAIFUN openDocument ist ein Barcode-gestütztes Dokumentenmanagement-System und steht für eine rechtssichere Dokumenten- und Bilddatenverwaltung. Die Software erleichtert Ihre Arbeit, minimiert Fehler und erstellt aus jeder hereinkommenden Rechnung auf Wunsch eine Eingangsrechnung. Profitieren Sie somit von einer revisionssicheren Archivierung und arbeiten Sie gemäß den Anforderungen der GoBD-Norm (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

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