Taifun openDocument

Rechtssicheres Dokumenten-
management

Mit TAIFUN können Sie Dokumente und Dateiformate jeglicher Art rechtssicher archivieren und jederzeit am Bildschirm abrufen und durchsuchen!

Dokumenten-Archivierung für Ihren Betrieb

TAIFUN openDocument ist ein rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem. Gehen Sie mit uns einen Schritt weiter in Richtung Digitalisierung und werden Sie Teil der neuen Generation des papierlosen Büros. Steigern Sie die Produktivität in Ihrem Betrieb mit unserer DMS-Software – so sparen Sie Zeit & Geld!

Die ideale Ergänzung zu Ihrer ERP-Software

TAIFUN openDocument lässt sich vollständig in Ihr ERP-System integrieren. Per Button können Sie sich direkt aus Ihrer ERP-Software heraus alle Dokumente zum aktuellen Datensatz (z. B. zu einem Projekt) anzeigen lassen.

Alle Dokumente werden dort abgelegt, wo Sie es wollen. Ausgangspost wird beim Drucken aus Ihrer ERP-Software automatisch archiviert. Eingangspost kann stapelweise eingescannt und ebenso differenziert zugeordnet werden – z. B. einer Adresse, einem Projekt, einem Auftrag u.s.w.

Unsere Funktionen

Barcodegestützte Archivierung von Dokumenten aller Art zur problemlosen Zuordnung
Verarbeitung jeglicher Dateiformate (PDF, Word, CAD, Fotos u.s.w.)
Textübernahme per Klick & integrierte Texterkennung (OCR) mit Volltextsuche
Individuelle Verschlagwortung per Klick
Digitale Stempel für Eingangsdatum, Kostenstelle, Erledigung u.v.m.
Aus jeder beliebigen Software Dokumente als PDF drucken und archivieren
Differenziertes Rechtesystem
Vergabe von Zugriffsrechten
Verfolgung von Dokumenten bei Weiterleitung an Mitarbeiter
Zuordnung zum Kunden, Lieferanten, Projekt u.s.w.
Erstellung eigener Archivstrukturen
Abbildung von Workflows zur Automatisierung betrieblicher Prozesse
Einfacher Import per Drag & Drop

Ihre Vorteile

Arbeitserleichterung
Zeit- & Kostenersparnis
Fehlerminimierung dank Automatisierung
Revisions- & rechtssicher archivieren gemäß GoBD/BAO
Per Mausklick Aufträge, Rechnungen & Dokumente projekt-/kundenbezogen auf Ihren Bildschirm holen
Direkt per Button aus Ihrer ERP-Software aufrufbar

Dokumente rechtssicher archivieren

TAIFUN openDocument speichert sämtliche Dokumente rechtssicher nach GoBD/BAO in digitaler Form. Ausgangspost wird beim Drucken aus dem Hauptprogramm automatisch archiviert und zugeordnet.

Auftrags- und kundenbezogen zuordnen

Eingangspost kann stapelweise eingescannt und ebenso differenziert zugeordnet werden – z. B. einer oder mehreren Adressen, einem Projekt und einem Auftrag usw. Barcodes sorgen automatisch für die richtige Klassifizierung und erleichtern so die Arbeit. Digitale Stempel wie Eingangsdatum, Kostenstelle, Erledigung etc. verringern den Aufwand zusätzlich.

Auch Dateien werden verarbeitet

Neben Dokumenten aller Art werden auch jegliche Dateiformate verarbeitet. Das garantiert maximale Flexibilität.

Aus jeder Software drucken

Mit dem integrierten Archivdrucker können Sie Dokumente aus jeder anderen Software als PDF drucken und archivieren.

Integrierte Texterkennung

Dank der integrierten OCR-Texterkennung („Optical Character Recognition”) können Sie über die Volltextsuche alle Inhalte der Dokumente schnell und einfach durchsuchen. Per Klick verschlagworten Sie schon beim Einscannen – das spart Zeit beim Zuordnen und Auffinden. Außerdem können Sie Text direkt in der Vorschau markieren und automatisch ins TAIFUN oder die Zwischenablage übernehmen. So lassen sich neue Adressen, Kontodaten, Beleg-Nummern etc. viel schneller erfassen.

Mit der Volltextsuche schneller ans Ziel

Bei der Volltextsuche erhalten Sie bereits mit der ersten Eingabe eine Ergebnisliste, die Sie mit jeder weiteren Eingabe Schritt für Schritt verfeinern. Mit dem Sucheditor haben Sie weitere Such- und Filtermöglichkeiten und können so sogar komplexe Suchanfragen durchführen.

Einfache Zuordnung dank Verschlagwortung

Mit der Verschlagwortung erfassen Sie zusätzliche Informationen zu einem Archivdokument. Zum Beispiel den Bearbeitungsstand („gelesen, geprüft, zur Erledigung weitergereicht“ usw.) oder Sie fassen alle Dokumente zu einem Thema durch ein Schlagwort zusammen. All Ihre Schlagworte stehen dann bei der Suche zur Verfügung.

Highlighting von Suchtexten in Dokumenten

Die Suche innerhalb von Dokumenten ist ebenfalls möglich: Alle gefundenen Suchbegriffe werden farblich markiert und Sie können schnell zwischen den Suchbegriffen per Mausklick springen. Wenn Sie über die Volltextsuche TAIFUN openSearch suchen, sind Sie sofort im Dokument bei den entsprechenden Begriffen.

Mit integrierter Texterkennung, Dokumente schneller finden

Per Mausklick auf dem Bildschirm

Alle eingescannten Dokumente werden genau dort abgelegt, wo Sie es wollen. Von der Eingangsrechnung bis zum Kundenbrief finden Sie alles im TAIFUN wieder und können es per Mausklick abrufen und auf dem Monitor anzeigen lassen.

Dadurch haben Sie alle internen und externen Dokumente – z. B. zu einem bestimmten Projekt – stets im Blick und ersparen sich zeitraubendes Suchen. Eine differenzierte Rechtevergabe stellt sicher, dass Vertrauliches vertraulich bleibt.

Workflows effizient abbilden

Sorgen Sie für maximale Effizienz und bilden Sie Ihre Arbeitsabläufe mit TAIFUN openDocument ab!

Beispiel: In der Zentrale wird die Eingangspost gescannt. Danach gehen alle Eingangsrechnungen im Original an die Buchhaltung. Gleichzeitig landen sie im virtuellen Posteingang des Einkaufs zur Freigabe. Nach Freigabe werden sie von der Buchhaltung im TAIFUN-Hauptprogramm angelegt und bezahlt.

So vermeiden Sie das „Herumreichen“ von Unterlagen und haben doch immer alle Belege im Blick.