TAIFUN-Blog

Jul 2019

TAIFUN-Tipp: Positionen nummerieren und sortieren

In unserer Blogreihe "Tipps zu TAIFUN" gibt es jetzt unseren zweiten Artikel zum Thema Positionen und Nummerierung.

Über die Nummerierung von Positionen

Beim Arbeiten mit Belegen spielen Positionen eine zentrale Rolle. Sehr wichtig ist hierbei auch die Nummerierung von Positionen. Die Nummerierung dient einerseits der Sortierung der Positionen, andererseits zur Identifikation einer Position im Beleg. Die Positionsnummer muss nicht zwingend nur aus Zahlen bestehen, sie kann auch andere Zeichen wie Buchstaben oder Punkte enthalten. Daher ist die Positionsnummer genau genommen gar keine Nummer, sondern eine Zeichenkette. Die Sortierung ist deshalb auch alphanumerisch, das heißt, dass Position 10 vor Position 2 steht.

Bei der Verwendung des gleichen Positionstyps muss die Positionsnummer eindeutig sein. Zwei Positionen mit einem unterschiedlichen Positionstyp können auch die gleiche Positionsnummer haben. So kann z. B. einer Textposition oder einer Schattenposition dieselbe Positionnummer wie eine Preisposition zugewiesen werden, um die Nummerierung in der Belegansicht nicht zu unterbrechen.

Wenn Sie eine Position anlegen, wird eine Positionsnummer vorgeschlagen. Diese können Sie übernehmen oder manuell ändern.

Wie füge ich Positionen zu einem Beleg hinzu?

Wir gehen das Ganze anhand eines Beispiels durch und möchten dafür ein Angebot mit einigen Positionen anlegen. Hierzu erstellen wir unter Verkauf > Angebote ein Angebot. Wir wählen die Schaltfläche Neu und wählen einen Kunden. Im Angebot klicken wir auf den Reiter Positionen. Ein neues Fenster öffnet sich. Hier bleiben wir auf der Registerkarte Tabellenansicht. Für unser Beispiel wollen wir ein Angebot für die Renovierung eines Wohnhauses erstellen. In diesem Haus gibt es zwei Stockwerke, in denen verschiedene Räume renoviert werden sollen.

Wir legen zunächst zwei Titel für die beiden Stockwerke an: Dazu wählen wir die Schaltfläche Freie Position und wählen in der Auswahlliste unter Position den Typ Titel. Unter Beschreibung tragen wir dann jeweils die Stockwerke Erdgeschoss und Obergeschoss ein. Nun legen wir auf die gleiche Weise Gruppen 2. Ordnung mit den Räumen an: Dies sind Küche EG, Bad EG und Bad OG. Jetzt legen wir ein paar Artikelpositionen an. Dazu wählen wir die Schaltfläche Neu und suchen im Artikelkatalog nach passenden Positionen. Dies können, je nachdem, was der Artikelkatalog hergibt, z. B. Waschbecken, Dusche, Badewanne, Backofen, Spülmaschine und Ähnliches sein. Als Typ wählen wir Position.

Da wir für das Bad im OG teilweise die gleichen Positionen benötigen, wie für das Bad EG, können wir hierfür auch Positionen kopieren: Dazu markieren wir im Tabellenbereich mit der Leertaste die Positionen, die wir kopieren möchten, und wählen Position kopieren im Kontextmenü. Nun stellen wir uns auf die letzte Position in unserer Liste und wählen Position einfügen. Die Positionen werden dann am Ende der Positionsliste eingefügt.

So sehen die Positionen in unserem Angebot nun aus. Die Nummerierung oder Sortierung lassen wir bisher außer Acht.

Wie sortiere ich Positionen um?

Bisher haben wir alle Positionen einfach nur angelegt, ohne sie in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Um Positionen umzusortieren, ist es zunächst wichtig, dass der Explorerbereich sichtbar ist. Falls er noch nicht sichtbar ist, können wir diesen unter Anzeige > Explorer aktivieren.

Im Explorerbereich können wir einzelne Positionen per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle verschieben. In unserem Fall stehen die Titel stehen schon oben. Fangen wir nun damit an, die Gruppen 2. Ordnung unter den richtigen Titel zu schieben. Wir klicken mit der Maus auf die Gruppe, lassen die Maustaste gedrückt und schieben sie dann auf den Titel. Dann lassen wir die Maus los. Jetzt befindet sich die Gruppe in der Baumstruktur unter dem Titel. Wenn wir das erledigt haben, schieben wir die Positionen auf die gleiche Weise unter die passenden Gruppen.

So sieht die Positionsliste nach dem Sortieren aus. Die Nummerierung hat sich etwas verändert, aber das soll uns nicht stören.

Anmerkung: Beim Verschieben werden die Positionsnummern automatisch angepasst. Darum kümmern wir uns auch beim Verschieben noch nicht. Erst im nächsten Schritt passen wir die Nummerierung nach unseren Wünschen an.

Wie nummeriere ich Positionen neu?

Nun, da wir alle Positionen angelegt und angeordnet haben, möchten wir sie endlich nummerieren. Doch zuvor müssen wir uns ein wenig mit der Theorie der Positionsnummerierung auseinandersetzen. Die Positionsnummerierung in TAIFUN funktioniert nach dem Prinzip, dass für jede Ebene (Los, Titel, Gruppe 2., 3. und 4. Ordnung und Position) eine bestimmte Anzahl Stellen reserviert wird, die unabhängig voneinander hochgezählt werden. Wie viele Stellen jeweils reserviert werden, können wir selbst entscheiden, allerdings darf die Positionsnummer inklusive der Trennpunkte maximal 15 Stellen lang sein.

Wir sollten uns vor dem Neunummerieren kurz Gedanken darüber machen, wie wir die Nummerierung gerne hätten. Welchen Abstand möchten wir zwischen den Positionsnummern? Am üblichsten ist wohl der Abstand von 1, aber es ist auch denkbar, die Positionen z.B. in 10er-Schritten zu nummerieren. Bei einem Abstand von mehr als 1 können wir wählen, ob die Nummerierung mit 1 beginnen soll oder mit dem gewählten Abstand. Zusätzlich können wir wählen, ob nach einem Titel die Positionsnummerierung neu beginnen soll oder ob die Positionen fortlaufend nummeriert werden sollen. Es gibt auch die Möglichkeit, nur die Positionen neu nummerieren zu lassen. Dann kann man für die Titel anschließend manuell Nummern vergeben. Schließlich müssen wir uns noch entscheiden, wie viele Stellen wir jeweils für Titel, Gruppen und Positionen reservieren möchten.

Nachdem wir uns über diese Fragen im Klaren sind, wählen wir Positionen > Nummerieren. Im Fenster, das sich nun öffnet, tragen wir die gewünschten Angaben ein. Im Screenshot sind die Einstellungen zu sehen, für die wir uns entschieden haben.

Für diese Nummerierungseinstellungen haben wie uns entschieden. Wir lassen die Nummerierung bei einem Titel neu beginnen und setzen nach Titel und Gruppe 2. Ordnung einen Punkt.

Da wir hinter dem Titel und hinter der Gruppe 2. Ordnung einen Punkt setzen möchten, haben wir dort im Feld jeweils Ja eingetragen.

Jetzt haben wir alle Voreinstellungen getroffen und wählen Starten. Bei der Abfrage, ob die Positionen neu nummeriert werden sollen, wählen wir Ja. Damit sind wir unsere Positionen nun ordentlich angeordnet und nummeriert.

So sehen nun die fertig nummerierte Positionsliste aus. Wie nummeriert werden soll, können wir unter Positionen > Nummerierung selbst konfigurieren.

Was ist, wenn ich nachträglich eine Position einfügen möchte?

Nicht selten passiert es, dass wir an einem eigentlich schon fertigen Beleg nachträglich Änderungen vornehmen müssen und z. B. Positionen hinzufügen müssen. Doch wie machen wir das am besten, wenn wir die Positionen schon nummeriert haben?

Auch das ist kein Grund zum Verzweifeln. Wir fügen wie gewohnt über Neu eine neue Position ein. Um Konflikte zu vermeiden, wählen wir als Positionsnummer die, die auf die letzte Position in der Liste folgt. Die Position wird damit zunächst am Ende der Positionsliste eingeordnet.

Für die weitere Vorgehensweise gibt es zwei Fälle zu unterscheiden.

  • Einmal den Fall, dass wir einfach eine regelmäßige Positionsnummerierung möchten und es egal ist, wenn sich die Positionsnummern mancher Positionen noch ändern. In diesem Fall verschieben wir die Position an die gewünschte Stelle und lassen neu nummerieren.
  • Der zweite Fall ist, dass wir eine weitere Position einfügen möchten, aber die Nummerierung der vorhandenen Positionen nicht mehr geändert werden darf (z. B. wenn wir ein Angebot an bereits an einen Kunden versendet haben und der Kunde noch Änderungswünsche hat). In diesem Fall vergeben wir nun manuell die gewünschte Positionsnummer. Wenn die Position zwischen den Positionen 01.001.002 und 01.001.003 eingefügt werden soll, können wir z. B. die Positionsnummer 01.001.002.1 vergeben. Wir könnten aber auch einen Buchstaben anhängen, um zusätzlich eingefügte Positionen optisch zu kennzeichnen. Jetzt dürfen wir selbstverständlich nicht mehr neu nummerieren, denn dann würde sich die Nummerierung vorhandener Positionen ändern!

Jetzt sind Sie dran!

Erstellen Sie doch selbst einmal in einem Testmandanten ein paar Beispielbelege und nummerieren Sie die Positionen anhand dieses Tutorials und der Nummerierungsgepflogenheiten in Ihrem Betrieb. Sie werden sehen, dass das Sortieren und Nummerieren von Positionen mit etwas Übung gar nicht mehr so schwer ist.

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